Confira as dicas que Regina Gianetti escreveu no site da ABTD sobre como organizar e conduzir  reuniões mais eficazes.

Como conduzir reuniões para que produzam resultados?  Como evitar que os participantes “viajem na maionese” e a reunião termine sem definições? Como fazer para que o tempo de duração não extrapole o previsto? Para você  que organiza e conduz reuniões, seguem algumas dicas para tornar esses encontros mais eficazes.

 

    • Ao planejar a realização de uma reunião, em vez de pensar nos assuntos que serão discutidos, pense no resultado que espera obter. Por exemplo: numa reunião cujo  assunto é “análise das propostas dos fornecedores do serviço X”, o resultado seria “escolha do fornecedor do serviço X”. Para conduzir uma reunião que resolve, é preciso focar o que deve ser resolvido.

 

    • Ao redigir a mensagem de convocação, mencione o resultado ou resultados que a reunião deverá produzir. Além de passar a ideia de que a reunião seráprodutiva (e não um encontro para discutir o sexo dos anjos), isso coloca os convocados em sintonia com o que se deseja e permite que eles se preparem, tomem alguma providência antes, levem documentos etc.

 

    • Vale também, se for o caso, lembrar os convocados de algo que eles tenham de fazer para a reunião no próprio e-mail de convocação (Ex: Carlos, por favor, traga os relatórios dos seis últimos meses). Informe o tempo de duração da reunião.

 

    • Abra o encontro lembrando o resultado ou resultados que se deseja obter e, no caso de ser mais de um, inicie as discussões pelo mais importante.

 

    • Quando for preciso ouvir a opinião das pessoas, dê a palavra a uma de cada vez, na sequência em que estão sentadas – isso disciplina a intervenções dos integrantes e facilita que estejam prontos para falar quando chegar a vez deles.
    • Passe a palavra com uma pergunta objetiva, para facilitar a exposição de quem vai falar (Ex: Carlos, você concorda ou não com essa proposta e porquê?).

 

    • Se a pessoa com a palavra começa a divagar, espere por uma pausa natural da fala dela e gentilmente traga-a de volta para o foco com um breve resumo do que ela disse (Ex: Deixa ver se eu entendi, Carlos: você acha que esse fornecedor é o mais qualificado. E por que acha isso?).

 

    • Quanto mais participantes tiver uma reunião de discussão, mais ela exigirá de você como condutor. Nesse caso, peça a ajuda alguém para controlar o tempo. Talvez seja necessário também que outra pessoa tome nota das decisões, ações, responsáveis, prazos e tudo mais que vai sendo definido, assumindo opapel de secretário. Terminada a reunião, o secretário das anotações para você.

 

    • Terminado o encontro, passe um e-mail para os participantes com o resumo de tudo que foi acordado – ou seja, as decisões, ações, responsáveis, prazos etc.

 

Como condutor de uma reunião, cabe a você coordenar o uso da palavra e do tempo para que se chegue ao resultado esperado. Cumpra o seu papel com objetividade, sem esquecer da cordialidade, da empatia e da valorização das opiniões das pessoas.